Pedoman Administrasi dan Kesekretariatan HMI

Selamat datang di panduan terperinci tentang pedoman administrasi Himpunan Mahasiswa Islam, yang dirancang untuk memperkuat kerjasama dan efisiensi dalam setiap aspek kegiatan organisasi, dalam hal ini adalah HMI (Himpunan Mahasiswa Islam).

I. PENDAHULUAN

• 1. Administrasi merupakan segenap penyelenggaraan setiap usaha kerjasama manusia mencapai tujuan tertentu. untuk terselenggaranya administrasi dengan baik dan mencapai tujuan, diperlukan suatu proses yang tertib.
• 2. Administrasi dalam pengertian luas maupun sempit, dalam penyelenggarannya diwujudkan dalam fungsi – fungsi administrasi, yang terdiri dari rencana (planning), pengorganisasian (organizing), pelaksanaan (actuating), dan pengawasan (controlling). Pengelolaan fungsi – fungsi administrasi pada suatu organisasi seperti HMI yang memiliki jumlah cabang, aparat dan aktivitas yang besar, sangat membutuhkan suatu keseragaman administrasi (uniformity).
• 3. Dengan bertitik tolak dan berperang pada kepraktisan (Practicalize), maka pedoman administrasi kesekretariatan HMI, mencakup hal – hal sebagai berikut:
  1. Pendahuluan
  2. Organisasi kesekretariatan HMI
  3. Administrasi surat menyurat (ketatausahaan) HMI
  4. Tata kearsipan
  5. Inventaris dan dokumentasi organisasi
  6. Perpustakaan organisasi
  7. Keprotokoleran
  8. Penutup
  9. Lampiran

II. KESEKRETARIATAN

• 1. Untuk menyelenggarakan administrasi organisasi dengan efektif, diperlukan suatu tempat tertentu, sebagai pusat pengurusan segala sesuatu yang berhubungan dengan organisasi. Tempat penyelenggaraan administrasi dinamakan “sekretariat Organisasi” atau dengan kata lain “Kantor Organisasi”
• 2. HMI sebagai suatu organisasi adalah satu bentuk kerja sama dari sekelompok mahasiswa – mahasiswa Islam untuk mencapai tujuan bersama (tujuan HMI pasal 4 anggaran dasar HMI) untuk mengatur kerja sama ini ke arah pencapaian tujuan tujuan organisasi.
• 3. Aktivitas organisasi berpusat pada sekretariat organisasi. Bagi HMI atau sekretariat Badko cabang, korkom, komisariat, rayon, lembaga dan lain – lain untuk setiap tingkatan aktivitas organisasi.

3. Perencanaan Pengaturan Sekretariat

• 3.1 Letak Sekretariat: Sekretariat HMI yang terletak pada tempat yang strategis akan sangat menentukan kelancaran komunikasi dengan pihak manapun, terutama dengan anggota, sehingga mudah dicari, didatangi dan mudah pula mengadakan hubungan keluar.
• 3.2 Bangunan Sekretariat: Bangunan gedung sekretariat HMI hendaklah diusahakan dapat menampung seluruh kegiatan mengenai administrasi maupun kegiatan – kegiatan lainnya. Jumlah ruangan disesuaikan dengan jumlah kebutuhan kegiatan dalam kesekretariatan HMI yaitu adanya:
  • Ruang tata usaha, tempat pengerjaan dan penyesuaian surat menyurat dan penyimpanan arsip – arsip organisasi.
  • Ruang tamu, untuk menerima tamu – tamu organisasi
  • Ruang perpustakaan
  • Ruang persidangan, untuk sidang – sidang pengurus

3.3 Ruangan Sekretariat

• Dalam mengatur ruangan sekretariat, hendaknya diperlihatkan faktor – faktor yang dapat membuat ruangan tersebut benar – benar berfungsi sebagaimana mestinya. Faktor tersebut ialah hal – hal yang memberikan kesenangan, kemauan dan semangat bagi orang yang tinggal di dalamnya, yaitu menyangkut keindahan dan efisiensi.
• Menghias Ruangan: Untuk menimbulkan keindahan ruangan perlu adanya hiasan – hiasan ruangan. Hiasan dari tiap – tiap ruangan berbeda – beda menurut tujuan dan fungsinya masing – masing.

III. ADMINISTRASI SURAT MENYURAT (KETATAUSAHAAN)

• 1. Urusan surat menyurat (ketatausahaan) adalah satu bidang yang penting dari lapangan pekerjaan administrasi kesekretariatan. Surat pada hakekatnya adalah bentuk penuangan ide atau kehendak seseorang dalam bentuk tulisan.
• 2. Mengingat pengertian dan sifat suatu surat seperti tersebut diatas, maka bagi suatu organisasi turut menjadi sangat penting yaitu sebagai alat komunikasi, sebagai dokumentasi organisasi, dan sebagai tanda bukti.
• 3. Proses penyelenggaraan ketatausahaan atau dengan istilah lain “administrasi”surat menyurat adalah satu proses yang berencana dan teratur yang dimulai dengan adanya ide pemugarannya sampai penyelesaiaan dan penyimpangan sebagaimana mestinya.
• 4. Bentuk dan isi surat: Surat – surat HMI adalah termasuk surat resmi/dinas, sehingga bentuk dan isinya harus menuruti ketentuan – ketentuan yang telah dibuat organisasi. Contoh hal penting dalam surat meliputi:
  • surat – surat organisasi ditulis dalam kertas putih
  • ukuran kertas yang dipakai adalah kertas ukuran folio (C4)

IV. ADMINISTRASI KEARSIPAN

• Arsip adalah warkat/surat – surat yang disimpan secara sistematis, karena mempunyai suatu kemanfaatan apabila dibutuhkan dapat secara tepat ditemukan kembali.
• Surat – surat organisasi pada prinsipnya harus disimpan di secretariat/kantor adalah sangat tidak benar dan dilarang apabila penyimpanan surat –surat organisasi diluar arsip organisasi ataupun oleh perso – person pengurus.
• Sistem abjad (Alphabetic Filing), Sitem Perihal (Subject Filing), Sistem Nomer (Numerical Filing), dan Sistem Daerah (Geographical Filing) merupakan beberapa metode penyimpanan yang digunakan.

V. ADMINISTRASI KEANGGOTAAN

• Anggota HMI merupakan sasaran kerja, pembinaan dan pengkaderan organisasi sehingga perlu ada administrasi yang rapi tentang anggota HMI dalam rangka terciptanya sasaran kerja / aktivitas HMI yang konkrit dan tararah.
• Proses pengadministrasian anggota mulai dari aktivitas penerimaan anggota HMI yaitu pra latihan kader dengan melalui prosedur sebagai berikut:
  1. Mengisi formulir permohonan menjadi anggota HMI
  2. Pencatatan calon anggota dalam buku pendaftaran oleh komisariat (panitia penerima komisariat)
  3. Setelah mengikuti pra latihan kader diadakan seleksi dari seluruh calon anggota yang khusus menjadi anggota muda HMI

VI. INVENTARIS ORGANISASI DAN DOKUMENTASI ORGANISASI

• Inventaris organisasi adalah segala sesuatu yang menjadi milik organisasi berupa kekayaan organisasi.
• Daftar inventaris organisasi ialah untuk menunjukkan kekayaan organisasi, untuk menghindari adanya pemborosan, dan sebagai alat kontrol dari inventaris.

VII. ADMINISTRASI PERPUSTAKAAN

• Dengan status HMI sebagai organisasi mahasiswa yang berkecimpung dalam badan ilmu pengetahuan dan tujuan – tujuan seperti dibuat pasal 4 anggaran dasar HMI, maka perpustakaan HMI adalah hal yang tidak dapat dipisahkan. Oleh karena itu, perpustakaan yang ideal bagi HMI adalah yang meliputi buku – buku yang diperlukan oleh anggota dalam studinya sebagaimana HMI mempunyai “sekolah HMI” yakni merupakan training – training.

VIII. KEPROTOKOLERAN HMI

• Keprotokoleran HMI merupakan segala aktivitas yang berhubungan dengan penyelenggaraan suatu prosedur kelancaran (upacara) di dalam HMI. Oleh karena itu, ia memegang peranan penting bagi berlangsungnya suatu upacara. Demi tertib, disempurnakan ini menyuguhkan kembali (walaupun sering dijadikan sebagai salah satu materi dalam training) sebagai bagian integral dari tugas bidang kesekretariatan.
• Hal – hal yang perlu diperhatikan dalam penyelenggaraan suatu upacara meliputi tempat/gedung (layout, pengaturan kursi, dekorasi), jenis acara, pengantar acara, dan susunan acara.

IX. PENUTUP

• Pedoman Administrasi kesekretariatan ini adalah sangat penting dan diperlukan guna keseragaman untuk menuju suatu organisasi modern dan efektif kerjanya. Administrasi kesekretariatan HMI yang ideal ialah usaha bagaimana menafaatkan secretariat HMI untuk dapat berfungsi sebagaimana mestinya, yaitu tempat kerja yang efisien bagi pengurus, pusat kegiatan organisasi, dll.

LAMPIRAN

IKRAR UNTUK PELANTIKAN

• Dengan nama Allah Yang Maha Pengasih dan Penyayang, “Aku bersaksi bahwasanya tiada Tuhan selain Allah dan sesungguhnya Muhammad adalah Rasul Allah”. “Kami rela Allah Tuhan kami, Islam agama kami dan Muhammad Nabi dan Rasul Allah”.
• Dengan kesadaran dan tanggung jawab, kami pengurus …… dengan ini berjanji dan berikrar:
  1. Bahwa kami dengan kesungguhan hati kami akan melaksanakan ketetapan – ketetapan …… ke ……… di ………
  2. Bahwa kami akan selalu menjaga nama baik Himpunan dengan selalu tunduk dan patuh kepada AD/ART dan pedoman pokok HMI beserta ketentuan – ketentuan lainnya.
  3. Bahwa apa yang kami kerjakan dalam kepengurusan ini adalah untuk mencapai tujuan HMI dalam rangka mengabdi kepada Allah SWT untuk mencapai kesejahteraan ummat dan bangsa di dunia dan diakhirat.

“Sesungguhnya Sholatku, perjuanganku, hidup dan matiku hanya untuk Allah Tuhan seru sekalian alam”.

Billahit taufiq wal hidayah.

Contoh Agenda PB HMI

No.	No. File	Tanggal Terima	Nomor Surat	Tanggal Surat	Isi Surat	Asal Surat	Keterangan
1	199	2024-04-10	101/B/HMI/IV/2024	2024-04-08	Pemberitahuan Rapat	Badko Jatim	Harap hadir tepat waktu

Pemungutan-pemungutan yang diterima, surat-surat yang baru diterima sesudah diagendakan, dipusatkan dalam satu map yang disediakan untuk dapat dibaca dan diketahui oleh pengurus.

Setelah surat-surat tersebut diketahui dan diberi disposisi oleh pengurus sesuai dengan pembandingan masing-masing (perlu dibahas) diteruskan atau khusus diadakan penyortiran surat-surat tersebut.

Surat-surat dari map disposisi ini akan dipisahkan menjadi surat-surat yang langsung disimpan sebagai arsip dan surat-surat yang akan dikerjakan atau diselesaikan lebih lanjut.

Contoh Susunan Suatu Acara

SUSUNAN ACARA PEMBUKAAN KONFERENSI XXV HMI CABANG SAMARINDA:

1. Pembukaan
2. Pembacaan Kitab Suci Al-Quran dan terjemahannya
3. Lagu Indonesia Raya dan Himne HMI
4. Laporan ketua panitia konferensi XXV HMI Cabang Samarinda
5. Sambutan-sambutan:
   • Ketua Umum HMI Cabang Samarinda
   • Ketua Umum HMI BADKO KALTIM
   • Ketua Umum PB HMI sekaligus membuka dengan resmi acara konferensi XXV HMI Cabang Samarinda
6. Pemberian cinderamata
7. Do’a
8. Selesai/Penutup

Urutan – Urutan Sapaan dalam Suatu Acara

• Yang Terhormat Saudara: Ketua Umum PB HMI
• Ketua BADKO HMI KALTIM
• Ketua Umum HMI Cabang Samarinda
• Ketua Komisariat ……

Contoh Data tentang Anggota

HMI : …………………………………
BADKO : …………………………………
I DATA TENTANG DIRI
1. Nama lengkap/penagihan :
2. Jenis Kelamin :
3. Tempat/Tgl Lahir :
4. Alamat :
5. Pekerjaan :

II. DATA TENTANG KELUARGA

1. Nama Orang Tua Laki-laki :
2. Tempat/tgl lahir :
3. Pendidikan :
4. Pekerjaan :
5. Alamat :
6. Nama orang tua perempuan :
7. Tempat/Tgl Lahir :
8. Pendidikan :
9. Pekerjaan :
10. Alamat :
11. Jumlah Saudara kandung :

III DATA TENTANG PENDIDIKAN

NAMA LENGKAP TEMPAT/TANGGAL LAHIR PENDIDIKAN
1. SD : Tamat
2. SMP : Tamat
3. SMA (sederajat) : Tamat
4. Universitas/ins/Akademi : Tamat
5. Fakultas/Jurusan :
6. Masuk Tahun :
7. Tingkat/No. Mahasiswa :

IV. DATA TENTANG ORGANISASI

1. Masuk HMI tahun :
2. Nomor Kartu Anggota :
3. Training Yang Telah diikuti :
4. Pengalaman Organisasi di HMI :
5. Pengalaman Organisasi di luar HMI :

V. DATA TENTANG ALUMNI

1. Tamat Studi Tahun :
2. Profesi/Jabatan :
3. Terdaftar sebagai Anggota HMI : Cabang
4. Masuk Organisasi/Parpol :
5. Sebagai :

VI. DATA TENTANG KEWAJIBAN ANGGOTA MEMBAYAR IURAN

TAHUN TRIWULAN KETERANGAN
I II III IV
1991
1992
1993
dst

CATATAN DAFTAR NAMA/URUTAN BULAN – BULAN TAHUN HIJRIAH

• 1. Muharram
• 2. Syafar
• 3. Rabiul Awal
• 4. Rabiul Akhir
• 5. Jumadil Awal
• 6. Jumadil Akhir
• 7. Rajab
• 8. Sya’ban
• 9. Ramadhan
• 10. Syawal
• 11. Dzulkaidah
• 12. Dzulhijah

Nomor surat berdasarkan bulan Hijriah sebagai contoh: Jika surat tersebut dikeluarkan bulan Rabiul Awal maka kode suratnya menjadi:

Nomor : 110/A/Sek/03/1426

Baca juga: Tata Tertib Pemilihan Ketua Umum HMI: Proses dan Penyelesaian Sengketa

Penutup

Semoga pedoman ini membantu memperkuat struktur dan efektivitas Himpunan Mahasiswa Islam dalam mencapai tujuan-tujuannya, serta memberikan wawasan yang lebih mendalam tentang tata kelola organisasi yang baik.